この記事では、書類を断捨離する際のコツや、具体的な手順について徹底解説します。
気づかないうちに増えていく書類。溜まっていることに気が付いても、「いつか使うかもしれない」「大切そうな書類もある」と捨てられない人が多いものです。
本記事を参考に、デスク周りやファイル棚をスッキリさせていきましょう！
書類を断捨離する際の基本ルール
読み終わったら即座に処分するのが、書類整理の基本ルールです。
大事だと思われるものはすぐに整理し、必要な場合はスキャンして電子化して、わかりやすいファイル名で保存してもいいでしょう。
ただし、書類がデータに置き換わっただけで、実際には使用しないことがほとんど。重要性の高い書類以外は捨てるだけがおすすめです。
書類の断捨離をするための心得
書類の断捨離をするためには、以下のことを心得ておくといいでしょう。
- 全ての紙が大事ではない
- 保管する書類は厳選する
- 日付のある書類から片付ける
断捨離するには、少し心を鬼にしなければなりません。
上記のことを意識したうえで断捨離を進めると、スムーズに書類整理が終わるでしょう。それぞれの心得について解説します。
全ての紙が大事ではない
まず、すべての書類が重要、というわけではないことをはっきり意識して書類を扱いましょう。書類は受け取った時点で、本当に必要なものとそうでないものを区別することも大切です。
書類を乱雑に置いておくことは、空間を不快にするだけでなく、あとで必要な書類を見つける際に時間と手間がかかります。
定期的に書類を整理することで、この無駄な時間と手間を省くことができます。
保管する書類は厳選する
残しておくべき書類は、以下3つのカテゴリに分類しましょう。
- 現在使用中
- 将来必要なもの
- ずっととっておくもの
ここで注意してほしいのが、「心を動かされる書類」は捨てないということです。もし、書類に触れた瞬間にときめくようなものであれば、それは保持しても構いません。
なお、ここでの「書類」とは、日記や手紙などの「思い出の品」は含まれません。
もし整理中に「思い出の品」に出会った場合は、書類の整理を遅らせないように必ず後回しにしてください。
日付のある書類から片付ける
書類を整理する際には、日付の入っているものから始めることが重要です。
書類を溜め込んでしまうと、いろいろなものの流れを滞らせる可能性があります。
作業を円滑に進めるためにも、取り組みやすいものから始めてみましょう。
書類の断捨離方法をいざ実践！【種類別の整理術】
断捨離を進めたい書類には、主に以下のようなものがあります。
| 書類 | 内容 |
|---|---|
| レシートや領収書 | 家計管理や経費などに必要な書類 |
| 保証書類 | 家電などの修理保証関係の書類 |
| 資料類 | 参考資料としての書類 |
| 本類 | 読み終わった本など |
| 思い出の書類 | 手紙や年賀状など |
| 未処理の書類 | 開封してない封筒など |
それぞれ書類の特徴に合わせて断捨離を進めていくことが大切です。
どうやって断捨離するべきかを解説します。
レシートや領収書類
レシートや領収書は、家計簿や確定申告などに使用する必要がない場合は、その日のうちに捨てて構いません。
家計簿目的の場合は、取っておいても1ヶ月も経過すればほぼ使用しないでしょう。そのため、一度捨てて今月から新たに取り組んでください。
クレジットカードのレシートや領収書類は、請求日を過ぎた段階で捨てるのがベストです。
保証書類
家電製品の保証書は、すでに期限が切れたものは捨てましょう。
保証期間が過ぎてしまうと、その保証書はただの紙切れ同然です。保証期間の残っているものや残りの日数が少ないものに関しては、その旨が分かるように、ファイリングしておきましょう。
資料類
仕事で使用する資料などは、3ヶ月ごとで分けてファイリングするのがおすすめです。
たとえば、以下のように振り分けます。
- 3ヶ月以内に終わった仕事の書類
- 3ヶ月～1年以内に終わった仕事の書類
- 1年以上前の仕事の書類
そこで、1年以上前のものがあれば、書類を確認しながら、今後必要にならないような書類は処分しましょう。その他、不要な資料関係の書類は捨てて、残ったものだけをファイリングしておきます。
また、名刺の処分については、シュレッダーやハサミで断裁するのが一般的です。もし、処分する名刺がたくさんある場合は、重要書類を破棄する専門業者に依頼する方法もあります。
ただし、その際は委託先から個人情報が流出しないよう「廃棄証明書」を発行してもらいましょう。
本類
まず、家にどのくらいの本があるのか、確認して把握しておきましょう。
そのあとは、「本棚に入るだけ」「自分のデスクに置けるだけ」「自分の部屋以外には置かない」など具体的に、どのくらいまで本を減らすのか目標を決めるのが大切です。
思い出の書類
子どもがまだ小さかった時に描いた絵や家族の写真、手紙や年賀状など、大切な思い出の書類は処分する必要はありません。
あとで見返したくなって、後悔することのないように、こういった思い出の品はできるだけ保管しておくのがいいでしょう。
また、アルバムや写真など、収納場所に困るようなものは、データ化してDVDなどに保存しておくと、収納スペースを圧迫せずに済みます。
未処理の書類
未処理の書類については、“未処理コーナー”を設けておくようにしましょう。
たとえば、提出が必要な書類や返信を待っているハガキなどが含まれます。大事なのは、未処理の書類を分散しないことです。
分散させてしまうと、未処理の書類の状況が把握しにくくなってしまいます。
そのような書類は順次対応していき、この未処理コーナーは常に空になるように心掛けてください。
書類の断捨離をスムーズに進めるためのコツ
書類の断捨離をスムーズに進めるには、以下のコツをおさえましょう。
- 書類を一箇所に集める
- 書類を分類する
- 使用頻度別に収納する
- “基本全部捨てる”考えからスタートする
書類の断捨離においては、いかにスムーズに進められるかが重要であり、悩んで立ち止まる時間は無駄です。
それぞれのコツについて解説しましょう。
書類を1箇所に集める
まずは家中にある書類を一箇所に集めることから始めましょう。
封筒に入っている書類は全て開封し、中身を一枚ずつ確認してください。
とにかくあらゆる書類をかき集めることからしなければ、捨てるものと保存しておくものの分類ができません。スムーズに終わらせるためにも、まずは書類集めから取り掛かってください。
書類を分類する
書類の整理を行う際には、分類することが重要なポイントです。
書類を選ぶ際、「未処理」のものと「保存」するものの2つに分けながら進めると良いでしょう。
そうすることで、収納時にも整理が格段にスムーズになります。
使用頻度別に収納する
書類を保存する際には、使用頻度に基づいて、頻度の低いものと高いものに分類しましょう。
たとえば、使用する頻度の少ない契約関連の書類は、普通のクリアファイルに簡単に収納してしまって問題ありません。
しかし、セミナーの資料や料理レシピなど、あとで確認したくなる書類は頻繁に使用する可能性があります。これらの保存書類も見失わないようにブック型のクリアファイルに整理し、いつでも見られる場所においておくのがおすすめです。
“基本全部捨てる”考えからスタートする
書類の片付けは「基本的に全てを捨てる」という考えを持つようにしましょう。
書類の整理では「全捨て」という言葉を聞くと驚くかもしれませんが、実際には「書類を完全に捨て去る」という意味ではありません。
この考え方は、すべてを捨てる覚悟を持ちながら、本当に必要な書類だけを残すことが重要であるというひとつの心得といえます。
自分の目の前にある書類を全て捨てる覚悟を持ちながら、本当に必要な書類だけを選ぶと、その数は意外と少ないことに気づかされるでしょう。
書類の断捨離に悩んだらデータ化がおすすめ
書類の整理に迷ったらデータ化がおすすめです。
プリンターのスキャン機能やスキャナーを持っているなら、それを利用するのが一つの方法。ただし、雑誌の一部だけをスキャンしたり、バインダーやスクラップブックに入っている書類は手間がかかります。
最も手軽な方法は、スマートフォンやタブレットでスキャン（読み取り）することです。こちらは撮影するのと同じですが、PDFファイルに保存できるので管理がしやすくなります。
また、データ化すれば必要な情報を探しやすくなるのも大きなメリットです。スキャンは、スマートフォンやタブレットに標準でインストールされているアプリでも可能ですし、より機能を持ったアプリもあります。
たとえば、OCR（光学式文字読み取り）機能を持ったアプリであれば、書類上の文字を認識してテキストデータ化できます。
データ化できれば、書類を保管しておくスペースも最低限で収まります。
断捨離したい書類をデータ化する方法
書類のデータ化は、「自分でする方法」と「業者に依頼する方法」があります。
基本的に、書類が少ない場合は自分でする、書類の量が多い場合は業者に依頼するというケースが多いでしょう。しかし、それぞれにメリットやデメリットがあるため、状況に応じて検討する必要があります。
それぞれの方法について解説します。
自分で断捨離する場合
スマートフォンや家庭用プリンターを活用すれば、書類の整理を自分で行うことができます。
スマートフォンを使用する場合は、カメラで書類を写真に撮影して保存するか「Googleフォトスキャン」などのスキャンアプリを使用して書類をスキャンしてデータ化しましょう。
また、仕事関連の書類であれば職場にある複合機やスキャナー、個人の書類であれば自宅にある機器でもデータ化が可能です。
自分でデータ化を行うメリットとしては、コストを抑えられることと他人の目を気にすることなく処理できること。一方で、1枚1枚スキャンする必要があるため、書類が多い場合は時間がかかり、途中で投げ出してしまう可能性があるというデメリットもあります。
業者に依頼する場合
多くの書類をデータ化したい場合は、専門業者に依頼するのがおすすめです。
プロに作業を委託することで、データ化にかかる手間や時間を大幅に削減できます。ただし、書類の量が少ない場合は、費用をかけてまで依頼する価値があるのかどうか検討する必要があります。
また、重要なデータを預けることになるため、信頼できる業者を選ぶことが重要です。
セキュリティ面やサービス面で信頼できる業者を選ぶようにしましょう。
書類の断捨離と一緒に棚まわりまでスッキリ綺麗に！
書類の断捨離が終わったら、デスクや棚などの周辺も片付けておきましょう。
書類が少なくなれば、自然と不要な空き棚などが出てくるはずです。
デスクや棚をそのままにしておくと、また書類をため込んでしまう恐れがあります。この機会に、不要なものはきれいさっぱり捨ててしまいましょう。
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書類を断捨離して書斎やオフィスをスッキリさせたいとお考えの方も、ぜひ一度ご相談ください。
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